POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DE

GLAM DISTRIBUTION S.A.S

La política de tratamiento y protección de datos personales de GLAM DISTRIBUTION S.A.S. –(en adelante GLAM), busca establecer directrices que garanticen la privacidad de los datos que sean recolectados en desarrollo de su misión y naturaleza, el derecho de hábeas data que subyace a sus titulares, así como el tratamiento que han de recibir, en el marco de los principios y acciones que en este documento se determinan.

De acuerdo a los nuevos desarrollos en el mundo contemporáneo y a las nuevas tecnologías, la jurisprudencia nacional e internacional ha venido consolidando paulatinamente el derecho al HABEAS DATA como un derecho constitucional autónomo, independiente y diferenciado del derecho a la intimidad. De acuerdo con la Corte Constitucional de Colombia, el derecho al HABEAS DATA tiene tres contenidos mínimos que todo titular puede ejercer, a saber:

el derecho a conocer la información que sobre las personas se almacena en las bases de datos y a acceder a las bases de datos donde se encuentra esa información;

el derecho a incluir nuevos datos para dar una imagen del Titular completa o más acertada;

el derecho a actualizar la información;

el derecho a corregir o rectificar la información para que corresponda con la realidad y

(V) el derecho a excluir la información, siempre y cuando no haya un deber legal o contractual que impida excluir la información del titular en las bases de datos.

Generalmente, los Datos Personales que GLAM DISTRIBUTION S.A.S pueda llegar a recibir, recolectar o acceder, incluyen el nombre, datos de identificación y de contacto de personas naturales, sexo, edad, domicilio, entre otros.

De igual manera, esta Política le comunicará cuáles son sus derechos, cómo puede hacerlos efectivos, el área responsable del procedimiento cuando tenga alguna consulta, inquietud, queja, reclamo o solicitud en relación con sus Datos Personales. La empresa GLAM DISTRIBUTION S.A.S, está comprometida con la adopción de estándares de seguridad y calidad para que su información sólo sea tratada para las finalidades que Usted, como titular de Datos Personales, haya autorizado.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

Esta Política se aplicará a todo Tratamiento de Datos Personales ocurrido en el territorio colombiano por parte de GLAM DISTRIBUTION S.A.S, sus colaboradores, proveedores y demás interesados, en lo que corresponda, por aquellos terceros con los que GLAM DISTRIBUTION S.A.S., acuerde todo o parte de la realización de cualquier actividad relativa a, o relacionada con, el Tratamiento de Datos Personales, de los cuales GLAM DISTRIBUTION S.A.S., es responsable. Asimismo, esta Política pretende ser aplicable a terceras personas con quienes GLAM DISTRIBUTION S.A.S., suscriba contratos de transmisión de Datos Personales, con el fin de que tales terceras personas conozcan las obligaciones que les aplicarán cuando traten Datos Personales por cuenta de GLAM DISTRIBUTION S.A.S.

IDENTIFICACIÓN

La empresa GLAM DISTRIBUTION S.A.S es una sociedad, constituida en el año 2016 como con domicilio social en Bogotá, identificada con Nit. 900-995-692-0, dedicada a la distribución y comercialización al por menor de marcas prestigiosas en la industria de la perfumería y cosmética, los datos de identificación del responsable se relacionan así:

Razón social: GLAM DISTRIBUTION S.A.S.

Teléfono: (+57) 601 402 3663

Domicilio: Calle 93B No. 12-48, oficina 405, Bogotá D.C.

Correo de contacto: servicioalcliente@glamdistribution.com.co

DERECHO DE HÁBEAS DATA

Quien en desarrollo de su derecho a acceder a la compra de los productos que ofrece GLAM DISTRIBUTION S.A., y que con carácter permanente u ocasional, suministre sus datos personales o información de dicho tipo a GLAM DISTRIBUTION S.A.S, quien actúa como responsable del tratamiento, podrá solicitar su actualización, rectificación, modificación o eliminación, en los términos de la Ley de Protección de Datos y de esta política.

Para el desarrollo de este derecho, GLAM DISTRIBUTION S.A.S., garantizará al titular el acceso a sus datos, previa acreditación de su identidad, o de la legitimidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo alguno, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio posible.

III. DEFINICIONES

Para los efectos de la presente política, se aplicarán los siguientes términos establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así:

Apoderado o autorizado: Persona autorizada mediante mandato por el usuario de los servicios ofrecidos por GLAM, proveedor, trabajador o para quien realice cualquier tipo de trámite o solicitud de información de quien autoriza.

Autorización para tratamiento de información personal: Consentimiento previo, inequívoco e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de su información personal

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de datos: Todo conjunto organizado de datos de carácter personal, que permita el acceso a los datos con arreglo a criterios determinados, cualquiera que fuera la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.

Causahabiente: Persona natural que actúa como heredero de los derechos del titular fallecido.

Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para acceder a la información que repose en cualquier base de datos, bien sea que esté contenida en un registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Dato personal: Cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas naturales determinadas o determinables.

Dato privado: Están relacionados con el ámbito privado de las personas: Libros de los comerciantes, datos contenidos en documentos privados, gustos, preferencias o datos de contacto personales.

Datos públicos: Todo aquel dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato semiprivado: Su acceso está sujeto a algún grado de restricción y representa un tema de interés para cierto sector o grupo de personas: datos financieros o crediticios, académicos, laborales, etc.

Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, las fotografías y los datos biométricos.

Dato personal requerido: Se entienden como indispensables y requeridos aquellos datos personales de los titulares que siendo imprescindibles para llevar a cabo el tratamiento.

Encargado del tratamiento de datos personales: La persona natural o jurídica, pública o privada que, solo o conjuntamente con otros, trate datos personales por cuenta de la compañía, como consecuencia de la existencia de una relación jurídica que delimita el ámbito de su actuación para la prestación de un servicio.

Funcionario Responsable de la gestión de la información: Persona o personas a las que la compañía internamente les ha asignado formalmente la función de coordinar y controlar las quejas, solicitudes o reclamos que los titulares de los datos efectúen.

Persona identificable: Toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, mediante cualquier información referida a su identidad física, fisiológica, psíquica, económica, cultural o social. Una persona natural no se considerará identificable si dicha identificación requiere plazos o actividades desproporcionados.

Tratamiento de datos: Cualquier operación o procedimiento técnico, sea o no automatizado, que permita la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión.

Titular: Persona natural que ha confiado la entrega de sus datos personales a la compañía.

PRINCIPIOS Y REGLAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales por parte de GLAM DISTRIBUTION S.A.S., se efectuará en desarrollo de los siguientes principios:

Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales se efectuará en desarrollo de las disposiciones contenidas en la Ley de Protección de Datos vigente, y todas las demás normas que la complementen, adicionen, modifiquen y sustituyan.
Principio de finalidad: El Tratamiento de datos personales que sean recolectados o recogidos por GLAM DISTRIBUTION S.A.S, atenderán a una finalidad legítima, por lo cual se informará al Titular el motivo por el cual se solicita la información y el uso específico que se le dará a la misma.
Principio de libertad: El Tratamiento de datos personales se llevará a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de GLAM DISTRIBUTION S.A.S, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos sobre los que tenga la calidad de titular.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales deberá sujetarse a los límites que se derivan de su propia naturaleza y a los establecidos en la Ley de Protección de Datos.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por GLAM DISTRIBUTION S.A.S, será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y bases de datos, evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas vinculadas a GLAM DISTRIBUTION S.A.S, que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley de Protección de Datos. Para todos los efectos, los datos personales contenidos en cualquier base de datos de GLAM DISTRIBUTION S.A.S, se considerarán como información reservada, sujeta a confidencialidad, la cual deberá mantenerse inclusive después de finalizada su relación o vínculo con GLAM DISTRIBUTION S.A.S
Autorización previa: Todo Tratamiento se llevará cabo una vez se haya obtenido la Autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo que la Ley establezca una excepción a esta regla. En caso de que los Datos Personales hayan sido obtenidos con anterioridad a la Ley, GLAM DISTRIBUTION S.A.S, buscará los medios ordinarios y alternativos pertinentes para convocar a los Titulares y adelantar el proceso de validación correspondiente, siguiendo lo establecido por el Decreto 1377 y las normas concordantes.
Finalidad autorizada: Toda actividad de Tratamiento debe obedecer a las finalidades mencionadas en esta Política o en la Autorización otorgada por el Titular, o en los documentos específicos donde se regule cada tipo o proceso de Tratamiento. La finalidad del Tratamiento particular de un Dato Personal debe ser informada al Titular al momento de obtener su Autorización. Los Datos Personales no podrán ser Tratados por fuera de las finalidades informadas y consentidas por los Titulares.
Calidad del Dato: El Dato Personal sometido a Tratamiento debe ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, la Compañía deberá abstenerse de Tratarlos, o solicitar al Titular la completitud o corrección de la información.
Entrega de información al Titular: Cuando el Titular lo solicite, GLAM DISTRIBUTION S.A.S, deberá entregarle la información acerca de la existencia de Datos Personales que le concierne. Esta entrega de información la llevará a cabo el área jurídica de GLAM DISTRIBUTION S.A.S, encargada de la protección de Datos Personales. La respuesta a la solicitud deberá otorgarse por el mismo medio o, al menos, por un medio similar al que utilizó el Titular para solicitar información.
Circulación restringida: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados por aquel personal de la Compañía que cuente con autorización para ello de acuerdo a lo establecido por ésta, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrán entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con Autorización o no hayan sido Habilitados por la Compañía para llevar a cabo el Tratamiento.
Acceso restringido: La Compañía no podrá hacer disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de comunicación.

TITULARES, DATOS Y FINALIDADES

Para el normal desarrollo de la misión organizacional y cumplimiento de las obligaciones adquiridas GLAM DISTRIBUTION S.A.S., realiza el tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión) de los datos personales de los titulares mencionados a continuación:

Titular	Datos Personales
Clientes	Nombres, Apellidos, número de documento de identidad, dirección del establecimiento de comercio, dirección de residencia (domicilio), nombre del arrendador, ciudad, departamento, teléfono personal, teléfono del establecimiento, correo electrónico, métodos de pago, fecha de nacimiento, fecha de expedición del documento, lugar de nacimiento genero, productos y marcas preferidas, direcciones de entrega, canales de compra, datos biométricos (Para el caso de aquellos que visitan las tiendas) cargo, actividad económica, firma manuscrita, imágenes de video, declaración de renta, estados financieros, RUT, cámara de comercio.
Clientes potenciales	Nombres, Apellidos, número de documento de identidad, dirección del establecimiento de comercio, dirección de residencia (domicilio), nombre del arrendador ciudad, departamento, teléfono personal, teléfono del establecimiento, correo electrónico, métodos de pago, productos y marcas preferidas, direcciones de entrega, canales de compra, datos biométricos (Para el caso de aquellos que visitan las tiendas) cargo, actividad económica, firma manuscrita, declaración de renta, estados financieros, RUT, cámara de comercio, información tributaria
Referencias comerciales y familiares	Ciudad, nombre de la empresa, teléfono de contacto, nombre persona natural, dirección (domicilio)
Proveedores	Nombre comercial, razón social, dirección, teléfono, correo electrónico, NIT, cuenta bancaria, tipo de cuenta, entidad bancaria de la cuenta, facturas, productos o servicios suministrados, nombre del representante legal, documento de identidad del representante legal, correo electrónico del representante legal, teléfono del representante legal, estados financieros, RUT, Cámara de comercio.
Aspirante a proveedor	Nombre comercial, razón social, dirección, teléfono, correo electrónico, NIT, cuenta bancaria, tipo de cuenta, entidad bancaria de la cuenta, facturas, productos o servicios suministrados, nombre del representante legal, documento de identidad del representante legal, correo electrónico del representante legal, teléfono del representante legal, estados financieros, RUT, Cámara de comercio.
Empleados	Cargo, área, fecha de ingreso, salario, evaluaciones de desempeño, permisos solicitados, nombre completo, documento de identidad, estado civil, dirección, teléfono, correo electrónico, fecha y lugar de nacimiento, datos de seguridad social, estudios realizados, títulos obtenidos, experiencia laboral, datos biométricos, historia clínica ocupacional: accidentes, alergias, área laboral, barrio de residencia, calidad de fumador, cargo, ciudad de residencia, consumo de sustancias alcohólicas, consumo de sustancias psicoactivas, correo electrónico personal, deporte que practica, diagnóstico médico, dirección del trabajo, dirección de residencia, discapacidad, edad, empresa donde labora, enfermedad, estado civil, estrato social, fecha de expedición del documento de identidad, fecha de nacimiento, firma manuscrita, género, hobbies, imágenes de video, imágenes fotográficas, índice de masa corporal, lugar de expedición del documento de identidad, lugar de nacimiento, nacionalidad, nivel académico, nombre y apellido, número de celular personal, número de documento de identidad, número de hijos, número de libreta militar, número de teléfono personal, oficio, origen racial, peso, salario, tipo de sangre.
Aspirantes a empleados	Nombre completo, documento de identidad, dirección, teléfono, correo electrónico, estudios realizados, títulos obtenidos, experiencia laboral, referencias laborales, referencias familiares, datos biométricos.
Visitantes	Imágenes de video
Contratistas	Nombre comercial, razón social, NIT, dirección, teléfono, correo electrónico, nombre del representante legal, documento de identidad del representante legal, servicios a prestar, experiencia, certificado bancario, cámara de comercio, RUT.

Los datos personales relacionados anteriormente son tratados por GLAM DISTRIBUTION S.A.S. para las siguientes finalidades, siempre en cumplimiento de los principios y lineamientos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015:

Finalidad

Descripción

Finalidades varias - Custodia y formación de bases de datos

Consolidar bases de datos de clientes, proveedores, empleados y contratistas.

Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de facturación

Almacenar la información del servicio desde el inicio del proceso pcc hasta finalización del mismo, Facturar ventas de productos y servicios, Enviar facturas y documentos equivalentes a facturas, Realizar contacto para gestión de facturación.

Servicios económicos financieros y segur Cumplimiento/ incumplimiento d e

obligaciones financieras.

Consultar y reportar información financiera, comercial o crediticia a centrales de riesgos.

Servicios económicos financieros y seguros

- Prestación de servicios de solvencia patrimonial y crédito

Constituir la solicitud de crédito para la adquisición de los productos o servicios

Gestión contable, fiscal y administrativa

- Gestión de proveedores

Registrar e inscribir de proveedores, Elaborar el documento equivalente a la factura de venta obligatorio para las operaciones realizadas con las personas del régimen simplificado y no obligados a facturar

Publicidad y prospección comercial - Ofrecimiento productos y servicios.

Enviar información comercial y publicitaria

R e c u r s o s humanos - Promoción y selección de personal.

Gestionar procesos de contratación, Crear hoja de vida laboral del empleado

Recursos humanos - Gestión de nómina.

Ejecutar procesos de nómina en la organización, Realizar pago de nómina de empleados

Recursos humanos - Gestión de personal.

Iniciar y gestionar procesos disciplinarios

Recursos humanos - Promoción y selección de personal.

Gestionar procesos de contratación, Crear hoja de vida laboral del empleado

Recursos humanos - Prevención de riesgos laborales.

Consolidar bases de datos y perfiles sociodemográficos, Realizar contacto en caso de emergencia o accidente laboral, Conocer antecedentes de salud del empleado, Ejecutar actividades y programas de prevención en Seguridad y Salud en el trabajo, Es utilizado como base fundamental para gestionar el riesgo psicosocial y para elaborar el diagnostico de salud en la empresa

Seguridad - Seguridad y control de acceso a edificios.

Controlar y garantizar la seguridad en las instalaciones de la organización, Controlar operaciones laborales, Gestionar procesos disciplinarios

Adicionalmente a las finalidades relacionadas en la tabla anterior, GLAM DISTRIBUTION S.A.S., también podrá:

Venta, servicio al cliente, inteligencia de mercados, mejoramiento del servicio, verificaciones y consultas, habilitación de medios de pago, así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios, actuales y futuros relacionados con el desarrollo de nuestro objeto social.

Efectuar, a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, actividades de venta, mercadeo, de comunicación comercial y actividades de marketing, promoción o publicidad propia o de terceros y de aquellas marcas, productos y servicios que son comercializados por GLAM DISTRIBUTION S.A.S.

Contactar a los Titulares de la información para efectos de enviar física o electrónicamente información referente a los productos, servicios, ofertas, promociones, entregas, invitaciones, publicidad y demás servicios de GLAM DISTRIBUTION S.A.S., a través de sus tiendas Luryx.

Recibir información remitida por Aliados de GLAM DISTRIBUTION S.A.S., quienes pretendan contactar a los titulares de la información para entregar opciones comerciales de bienes o servicios que sean de su interés.

Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios ofrecidos mediante las tiendas Luryx, y los aliados de GLAM DISTRIBUTION S.A.S; a su vez realizar estudios sobre hábitos de consumo, preferencia, interés de compra, prueba de producto, concepto, evaluación del servicio, satisfacción y otras relacionadas con los productos y servicios de GLAM DISTRIBUTION S.A.S.

Facilitar la correcta ejecución de las compras de los productos y servicios ofrecidos por GLAM DISTRIBUTION S.A.S.

Evaluar la calidad de los bienes y servicios suministrados por los proveedores para garantizar el cumplimiento de los estándares de calidad y requisitos contractuales exigidos por GLAM DISTRIBUTION S.A.S.

Realizar estudios de mercado y análisis de proveedores para identificar nuevas oportunidades de negocio, optimizar procesos de compra y mejorar las relaciones comerciales.

Evaluar el desempeño laboral de los empleados de GLAM DISTRIBUTION S.A.S, con el fin de identificar áreas de mejora y desarrollar planes de capacitación.

Facilitar procesos de selección, contratación, promoción, capacitación, desarrollo profesional y terminación de la relación laboral, garantizando el cumplimiento de la normativa laboral vigente.

Gestionar la relación contractual con los contratistas, incluyendo la emisión de órdenes de servicio, seguimiento de avances, generación de informes y resolución de incidencias.

Identificar condiciones de salud que puedan afectar el desempeño laboral, por medio de la historia clínica ocupacional, facilitando la implementación de programas de prevención y promoción de la salud. Así mismo, esta información se utilizará para evaluar y gestionar los riesgos laborales, asegurando que se implementen las medidas adecuadas para proteger la salud de los empleados en el entorno laboral.

Optimizar los procesos internos para mejorar la eficiencia y eficacia de nuestras operaciones, desde la adquisición de bienes y servicios hasta la atención al cliente.

Tomar decisiones estratégicas basadas en el análisis de datos y la identificación de tendencias del mercado.

Garantizar el cumplimiento de la normativa vigente en materia laboral, tributaria, de protección de datos y otras aplicables.

Conocer las preferencias, necesidades y expectativas de nuestros visitantes, con el objetivo de desarrollar productos y servicios más atractivos y personalizados.

Mejorar la experiencia del cliente en nuestras instalaciones, a través de la identificación de áreas de oportunidad y la implementación de acciones correctivas para optimizar la atención y servicio al cliente.

En el uso del sistema de video-vigilancia en puntos de venta y oficinas de propiedad de GLAM DISTRIBUTION S.A.S., los datos son usados con fines de brindar seguridad a los clientes, visitantes, trabajadores, o cualquier tercero que ingrese a los puntos de venta u oficinas, adicionalmente como medida de protección de los activos de la organización (mercancías, bienes muebles e inmuebles). Las imágenes, grabaciones o cualquier tipo de información obtenida a través de este medio podrán ser utilizadas para verificación, investigación, o prueba de las autoridades competentes que los hayan requerido.

OBLIGACIONES

GLAM DISTRIBUTION S.A.S. se compromete a cumplir con las siguientes obligaciones en el tratamiento de los datos personales:

Garantizar la seguridad de los datos: Se implementarán medidas técnicas, administrativas y organizativas adecuadas para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales, protegiéndolos contra cualquier tratamiento no autorizado o ilícito, pérdida accidental, destrucción o daño.

Informar a los titulares: Se proporcionará a los titulares de los datos información clara, precisa y comprensible sobre las finalidades del tratamiento, los derechos que les asisten y los mecanismos para ejercerlos.

Obtener consentimiento libre, previo, informado y expreso: Antes de iniciar cualquier tratamiento de datos personales, se obtendrá el consentimiento libre, previo, informado y expreso del titular, salvo en los casos exceptuados por la ley.

Facilitar el ejercicio de los derechos: Se garantizará el efectivo ejercicio de los derechos de los titulares, tales como el derecho de conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, así como el derecho a revocar el consentimiento y a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Cumplir con las finalidades informadas: El tratamiento de los datos personales se limitará a las finalidades informadas al titular y no se realizarán tratamientos incompatibles con dichas finalidades.

Conservar los datos de manera adecuada: Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recolectados y las obligaciones legales aplicables.

Notificar las violaciones a la seguridad: En caso de producirse una violación a la seguridad de la información que pueda poner en riesgo los derechos de los titulares, se notificará de manera oportuna a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los titulares afectados.

Cumplir con la normativa aplicable: GLAM DISTRIBUTION S.A.S se compromete a cumplir con la Ley 1581 de 2012 y demás normatividad vigente en materia de protección de datos personales.

VII. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA SOBRE PROTECCIÓN DE DATOS

GLAM DISTRIBUTION S.A.S. ha establecido para efectos del Sistema de Protección de Datos la siguiente estructura de gobierno:

ÓRGANO APROBADOR DE POLÍTICA: Encargado de aprobar la Política de Tratamiento de la Información y sus modificaciones.

ÓRGANO SUPERVISOR DEL SISTEMA: Encargado de supervisar y controlar el funcionamiento del Sistema de Protección de Datos Personales de la organización.

OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS: Encargado de dirigir el Sistema de Protección de Datos Personales y velar por el cumplimiento del mismo en la organización.

LÍDER DE GERENCIA ADMINISTRATIVA: Encargado de gestionar los lineamientos de seguridad de los datos personales en la infraestructura tecnológica de la organización, apoyar la atención de consultas y reclamos asociados a datos personales en la organización y gestionar los lineamientos de seguridad de los datos personales en las locaciones físicas donde se almacenan.

LIDER DE GESTIÓN HUMANA: Encargado de gestionar y mantener la seguridad y formación del talento humano asociada a la protección de datos personales.

LIDER JURÍDICO: Encargado de gestionar y adecuar los documentos jurídicos del Sistema de Protección de Datos en la organización.

LÍDER AUDITOR: Encargado de consultar, supervisar o controlar el funcionamiento del Sistema de Protección de Datos Personales de la organización.

VIII. DERECHOS DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES

Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos a que no tienen lugar.

Obtener copia de la autorización otorgada por los titulares de los datos.

Conocer el uso que GLAM DISTRIBUTION S.A.S., ha dado sus datos personales del titular.

Consultar sus datos personales y hacer reclamos para salvaguardar su derecho a la protección de sus datos personales, siguiendo las pautas establecidas en la Ley y en los términos de la presente política (especialmente el siguiente capítulo).

Solicitar la supresión de los datos personales cuando en el marco de un proceso judicial o administrativo se haya declarado que el tratamiento de la información se realizó sin respeto a la Constitución o a la Ley.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio que le permita conocerla, incluyendo los medios electrónicos.

En lo particular al último literal, debe atenderse a lo establecido en el artículo 2.2.2.25.4.2 del decreto 1074 de 2015, el cual determina:

“El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el responsable sólo podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.”

Como derecho fundamental para el ejercicio de los derechos anteriormente enunciados, al titular de datos personales le asiste el derecho a consultar y conocer la política de tratamiento de datos personales de GLAM.

Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que GLAM DISTRIBUTION S.A.S. ponga a disposición.

Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los menores de edad se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

IX. LIMITACIONES DEL TITULAR

En ningún caso el titular de los datos podrá revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos, cuando exista un deber legal o contractual que le imponga la permanencia de los mismos en la compañía, pues tiene la obligación de conservar sus datos en la base de datos, como es el caso de los trabajadores, proveedores y usuarios del servicio de GLAM.

Frente a los titulares inactivos tales como proveedores y trabajadores, debe advertirse que las normas del sistema general de seguridad social y el estatuto tributario exigen la conservación de la información histórica y contable por plazos estrictamente legales por lo que la misma no podrá ser suprimida en todas las ocasiones.

Asimismo, el titular de datos personales no puede ejercer derechos de otro titular cuando no ha sido autorizado por éste o por la ley.

PROCEDIMIENTO PARA EJERCER SUS DERECHOS COMO TITULAR DE LOS DATOS, CONSULTAS Y RECLAMOS

El titular o sus causahabientes podrán consultar su información personal que repose en cualquier base de datos de la compañía GLAM DISTRIBUTION S.A.S., presentando por escrito su consulta en el correo: servicioalcliente@glamdistribution.com.co

Las consultas recibidas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta para que subsane las fallas.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de GLAM DISTRIBUTION S.A.S., debe ser objeto de corrección, actualización o supresión podrá presentar un reclamo por escrito mediante comunicación dirigida al correo servicioalcliente@glamdistribution.com.co en el cual se mencionan los hechos materia de reclamo y los documentos anexos que se consideren necesarios.

Nota: En el evento en que se desee elevar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio referido a datos personales, recuerde que previamente debe haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante GLAM DISTRIBUTION S.A.S., de acuerdo a las indicaciones anteriormente referidas, advirtiendo nuestra total disposición a atender sus inquietudes.

XI. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES y PROCEDIMIENTO

Las peticiones, reclamos, y solicitudes referentes al tratamiento de los datos personales recibidas serán atendidos por el área de servicio al cliente, en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

Sin importar el conducto que el titular elija para presentar su solicitud, esta debe estar dirigida a GLAM DISTRIBUTION S.A.S., y contar como mínimo con los siguientes ítems:

- Contener la identificación del Titular (nombre y documento de identificación).

- Contener la descripción de los hechos generadores de la consulta o reclamo.

- El objeto de la petición

- Especificar la dirección de notificación del Titular, tanto física como electrónica (e-mail). Se sugiere indicar el e-mail si se cuenta con él.

- Anexar los documentos que se quieren hacer valer. (Especialmente para reclamos)

XII. DEBERES EN EL TRATAMIENTO DE DATOS

En el desarrollo del tratamiento de los datos personales, GLAM DISTRIBUTION S.A.S. cumple y exige que se cumplan los deberes que impone la ley así:

Respecto al titular del dato:

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.

Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos personales.

Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

Sobre calidad y confidencialidad del dato:

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Implementar las políticas y procedimientos de seguridad necesarios para asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información y bases de datos de la Organización, también asegurar la estabilidad, disponibilidad de la infraestructura tecnológica

y la operación.

Actualizar la información cuando sea necesario.

Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

Sobre el tratamiento a través de un encargado:

Poner en conocimiento del Encargado la presente Política de Tratamiento de la Información, para advertir de la obligación que les asiste de operar el tratamiento de datos que se le encomiende en el marco de esta.

Suministrar al Encargado del tratamiento, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado conforme a la ley.

Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades y rectificaciones de los datos personales que previamente le haya suministrado para que se realicen los ajustes pertinentes y adoptar medidas para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

Informar al Encargado del tratamiento, cuando algún dato que previamente le haya suministrado, se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado el reclamo y no haya finalizado su trámite.

Respecto a la Superintendencia de Industria y Comercio:

Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de novedades en la administración de la información de los Titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

XIII. CAPTURA DE DATOS POR SISTEMAS DE VIDEO-VIGILANCIA

La compañía GLAM DISTRIBUTION S.A.S cuenta con un sistema de seguridad que captura imágenes de las personas que visitan sus instalaciones. Su grabación es necesaria para asegurar la integridad física de sus visitantes, trabajadores y usuarios que visitan las tiendas de donde se comercializa.

Las instalaciones de GLAM DISTRIBUTION S.A.S., cuentan con un aviso de video vigilancia que informa de la captación continua de imágenes. El titular al ingresar, observar el aviso y permanecer en el lugar, está manifestando una conducta inequívoca que automáticamente autoriza su tratamiento.

Las imágenes capturadas por el sistema de grabación pueden ser utilizadas como prueba en cualquier tipo de proceso ante autoridades administrativas o judiciales con sujeción y cumplimiento de las normas aplicables. También se podrá utilizar como prueba dentro de procesos disciplinarios internos. El tiempo de permanencia de las grabaciones oscilará entre quince (15) y treinta (30) días hábiles.

XIV. AVISO DE PRIVACIDAD

Para todos los efectos legales, GLAM DISTRIBUTION SAS manifiesta haber cumplido con la publicación del Aviso de Privacidad de que trata el artículo 2.2.2.25.3.2 del Decreto 1074 de 2015. Los titulares de datos personales que deseen consultarlo, podrán hacerlo a través de los canales de atención presentados en el capítulo 9 de esta política.

XV. VIGENCIA

Esta política ha sido aprobada por la Gerencia de GLAM DISTRIBUTION S.A.S, y empezará a regir a partir de 1 de Diciembre de 2024, y su publicación en la página web de la compañía: https://luryx.com.co/ y https://glamdistribution.com.co/

La información personal que se almacena en las bases de datos, en las que GLAM DISTRIBUTION S.A.S., actúa como responsable del tratamiento, se encontrará vigente por el tiempo de que se requiera para el cumplimiento de las finalidades con las que son tratados.

XVI. ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Cualquier cambio o modificación sustancial de la presente política, será comunicado al titular mediante los medios de comunicación idóneos, tales como: correo electrónico, avisos en la página web, en las sedes físicas de GLAM DISTRIBUTION S.A.S., entre otros. Esta comunicación será enviada con diez (10) días de anticipación a efectuar la modificación.