POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
DE GLAM DISTRIBUTION S.A.S
La política de tratamiento y protección de datos personales de GLAM DISTRIBUTION S.A.S. – (en adelante GLAM), busca establecer directrices que garanticen la privacidad de los datos que sean recolectados en desarrollo de su misión y naturaleza, el derecho de hábeas data que subyace a sus titulares, así como el tratamiento que han de recibir, en el marco de los principios y acciones que en este documento se determinan. De acuerdo a los nuevos desarrollos en el mundo contemporáneo y a las nuevas tecnologías, la jurisprudencia nacional e internacional ha venido consolidando paulatinamente el derecho al HABEAS DATA como un derecho constitucional autónomo, independiente y diferenciado del derecho a la intimidad. De acuerdo con la Corte Constitucional de Colombia, el derecho al HABEAS DATA tiene tres contenidos mínimos que todo titular puede ejercer, a saber:
(I) el derecho a conocer la información que sobre las personas se almacena en las bases de datos y a acceder a las bases de datos donde se encuentra esa información;
(II) el derecho a incluir nuevos datos para dar una imagen del Titular completa o más acertada;
(III) el derecho a actualizar la información;
(IV) el derecho a corregir o rectificar la información para que corresponda con la realidad y (V)
(V) el derecho a excluir la información, siempre y cuando no haya un deber legal o contractual que impida excluir la información del titular en las bases de datos.
Generalmente, los Datos Personales que GLAM DISTRIBUTION S.A.S pueda llegar a recibir, recolectar o acceder, incluyen el nombre, datos de identificación y de contacto de personas naturales, sexo, edad, domicilio, entre otros. De igual manera, esta Política le comunicará cuáles son sus derechos, cómo puede hacerlos efectivos, el área responsable del procedimiento cuando tenga alguna consulta, inquietud, queja, reclamo o solicitud en relación con sus Datos Personales. La empresa GLAM DISTRIBUTION S.A.S., está comprometida con la adopción de estándares de seguridad y calidad para que su información sólo sea tratada para las finalidades que Usted, como titular de Datos Personales, haya autorizado.
ÁMBITO DE APLICACIÓN
Esta Política se aplicará a todo Tratamiento de Datos Personales ocurrido en el territorio colombiano por parte de GLAM DISTRIBUTION S.A.S, sus colaboradores, proveedores y demás interesados, en lo que corresponda, por aquellos terceros con los que GLAM DISTRIBUTION S.A.S., acuerde todo o parte de la realización de cualquier actividad relativa a, o relacionada con, el Tratamiento de Datos Personales, de los cuales GLAM DISTRIBUTION S.A.S., es responsable. Asimismo, esta Política pretende ser aplicable a terceras personas con quienes GLAM DISTRIBUTION S.A.S., suscriba contratos de transmisión de Datos Personales, con el fin de que tales terceras personas conozcan las obligaciones que les aplicarán cuando traten Datos Personales por cuenta de GLAM DISTRIBUTION S.A.S.
I. IDENTIFICACIÓN La empresa GLAM DISTRIBUTION S.A.S es una sociedad, constituida en el año 2016 como con domicilio social en Bogotá, identificada con Nit. 900-995-692-0, dedicada a la distribución y comercialización al por menor de marcas prestigiosas en la industria de la perfumería y cosmética, los datos de identificación del responsable se relacionan así:
Razón social: GLAM DISTRIBUTION S.A.S.
Teléfono: (+57)601 4328347
Domicilio: Calle 93B No. 12-48, oficina 205, Bogotá D.C.
Correo de contacto: servicioalcliente@co.luryx.com
II. DERECHO DE HÁBEAS DATA Quien en desarrollo de su derecho a acceder a la compra de los productos que ofrece GLAM DISTRIBUTION S.A., y que con carácter permanente u ocasional, suministre sus datos personales o información de dicho tipo a GLAM DISTRIBUTION S.A.S, quien actúa como responsable del tratamiento, podrá solicitar su actualización, rectificación, modificación o eliminación, en los términos de la Ley de Protección de Datos y de esta política. Para el desarrollo de este derecho, GLAM DISTRIBUTION S.A.S., garantizará al titular el acceso a sus datos, previa acreditación de su identidad, o de la legitimidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo alguno, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio posible.
III. DEFINICIONES Para los efectos de la presente política, se aplicarán los siguientes términos establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así:
1. Apoderado o autorizado: Persona autorizada mediante mandato por el usuario de los servicios ofrecidos por GLAM, proveedor, trabajador o para quien realice cualquier tipo de trámite o solicitud de información de quien autoriza.
2. Autorización para tratamiento de información personal: Consentimiento previo, inequívoco e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de su información personal
3. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
4. Base de datos: Todo conjunto organizado de datos de carácter personal, que permita el acceso a los datos con arreglo a criterios determinados, cualquiera que fuera la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
5. Causahabiente: Persona natural que actúa como heredero de los derechos del titular fallecido.
6. Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para acceder a la información que repose en cualquier base de datos, bien sea que esté contenida en un registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
7. Dato personal: Cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas naturales determinadas o determinables.
8. Dato privado: Están relacionados con el ámbito privado de las personas: Libros de los comerciantes, datos contenidos en documentos privados, gustos, preferencias o datos de contacto personales.
9. Datos públicos: Todo aquel dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
10. Dato semiprivado: Su acceso está sujeto a algún grado de restricción y representa un tema de interés para cierto sector o grupo de personas: datos financieros o crediticios, académicos, laborales, etc.
11. Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, las fotografías y los datos biométricos.
12. Dato personal requerido: Se entienden como indispensables y requeridos aquellos datos personales de los titulares que siendo imprescindibles para llevar a cabo el tratamiento.
13. Encargado del tratamiento de datos personales: La persona natural o jurídica, pública o privada que, solo o conjuntamente con otros, trate datos personales por cuenta de la compañía, como consecuencia de la existencia de una relación jurídica que delimita el ámbito de su actuación para la prestación de un servicio.
14. Funcionario Responsable de la gestión de la información: Persona o personas a las que la compañía internamente les ha asignado formalmente la función de coordinar y controlar las quejas, solicitudes o reclamos que los titulares de los datos efectúen.
15. Persona identificable: Toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, mediante cualquier información referida a su identidad física, fisiológica, psíquica, económica, cultural o social. Una persona natural no se considerará identificable si dicha identificación requiere plazos o actividades desproporcionados.
16. Tratamiento de datos: Cualquier operación o procedimiento técnico, sea o no automatizado, que permita la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión.
17. Titular: Persona natural que ha confiado la entrega de sus datos personales a la compañía.
IV. PRINCIPIOS Y REGLAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES La recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales por parte de GLAM DISTRIBUTION S.A.S., se efectuará en desarrollo de los siguientes principios:
a. Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales se efectuará en desarrollo de las disposiciones contenidas en la Ley de Protección de Datos vigente, y todas las demás normas que la complementen, adicionen, modifiquen y sustituyan.
b. Principio de finalidad: El Tratamiento de datos personales que sean recolectados o recogidos por GLAM DISTRIBUTION S.A.S, atenderán a una finalidad legítima, por lo cual se informará al Titular el motivo por el cual se solicita la información y el uso específico que se le dará a la misma.
c. Principio de libertad: El Tratamiento de datos personales se llevará a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
d. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e. Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de GLAM DISTRIBUTION S.A.S, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos sobre los que tenga la calidad de titular.
f. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales deberá sujetarse a los límites que se derivan de su propia naturaleza y a los establecidos en la Ley de Protección de Datos. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
g. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por GLAM DISTRIBUTION S.A.S, será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y bases de datos, evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h. Principio de confidencialidad: Todas las personas vinculadas a GLAM DISTRIBUTION S.A.S, que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley de Protección de Datos. Para todos los efectos, los datos personales contenidos en cualquier base de datos de GLAM DISTRIBUTION S.A.S, se considerarán como información reservada, sujeta a confidencialidad, la cual deberá mantenerse inclusive después de finalizada su relación o vínculo con GLAM DISTRIBUTION S.A.S.
i. Autorización previa: Todo Tratamiento se llevará cabo una vez se haya obtenido la Autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo que la Ley establezca una excepción a esta regla. En caso de que los Datos Personales hayan sido obtenidos con anterioridad a la Ley, GLAM DISTRIBUTION S.A.S, buscará los medios ordinarios y alternativos pertinentes para convocar a los Titulares y adelantar el proceso de validación correspondiente, siguiendo lo establecido por el Decreto 1377 y las normas concordantes.
j. Finalidad autorizada: Toda actividad de Tratamiento debe obedecer a las finalidades mencionadas en esta Política o en la Autorización otorgada por el Titular, o en los documentos específicos donde se regule cada tipo o proceso de Tratamiento. La finalidad del Tratamiento particular de un Dato Personal debe ser informada al Titular al momento de obtener su Autorización. Los Datos Personales no podrán ser Tratados por fuera de las finalidades informadas y consentidas por los Titulares.
k. Calidad del Dato: El Dato Personal sometido a Tratamiento debe ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, la Compañía deberá abstenerse de Tratarlos, o solicitar al Titular la completitud o corrección de la información.
l. Entrega de información al Titular: Cuando el Titular lo solicite, GLAM DISTRIBUTION S.A.S, deberá entregarle la información acerca de la existencia de Datos Personales que le concierne. Esta entrega de información la llevará a cabo el área jurídica de GLAM DISTRIBUTION S.A.S, encargada de la protección de Datos Personales. La respuesta a la solicitud deberá otorgarse por el mismo medio o, al menos, por un medio similar al que utilizó el Titular para solicitar información.
m. Circulación restringida: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados por aquel personal de la Compañía que cuente con autorización para ello de acuerdo a lo establecido por ésta, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrán entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con Autorización o no hayan sido Habilitados por la Compañía para llevar a cabo el Tratamiento.
n. Acceso restringido: La Compañía no podrá hacer disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de comunicación.
V. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
GLAM DISTRIBUTION S.A.S., podrá recolectar, usar, tratar, almacenar, intercambiar, manejar o suprimir los datos personales de usuarios del servicio de venta y comercialización, trabajadores, contratistas, interesados, proveedores, y demás personas que tengan o puedan llegar a tener un vínculo con la compañía para una, varias o todas de las siguientes finalidades enmarcados en el objeto social de GLAM DISTRIBUTION S.A.S:
1. Venta, servicio al cliente, inteligencia de mercados, mejoramiento del servicio, verificaciones y consultas, habilitación de medios de pago, prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios, actuales y futuros relacionados con el desarrollo de nuestro objeto social.
2. Efectuar, a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, actividades de venta, mercadeo, de comunicación comercial y actividades de marketing, promoción o publicidad propia o de terceros y de aquellas marcas, productos y servicios que son comercializados por GLAM DISTRIBUTION S.A.S.
3. Contactar a los Titulares de la información para efectos de enviar física o electrónicamente información referente a los productos, servicios, ofertas, promociones, entregas, invitaciones, publicidad y demás servicios de GLAM DISTRIBUTION S.A.S., a través de sus tiendas Luryx.
4. Recibir información remitida por Aliados de GLAM DISTRIBUTION S.A.S., quienes pretendan contactar a los titulares de la información para entregar opciones comerciales de bienes o servicios que sean de su interés.
5. Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios ofrecidos mediante las tiendas Luryx, y los aliados de GLAM DISTRIBUTION S.A.S; a su vez realizar estudios sobre hábitos de consumo, preferencia, interés de compra, prueba de producto, concepto, evaluación del servicio, satisfacción y otras relacionadas con los productos y servicios de GLAM DISTRIBUTION S.A.S.
6. Informar sobre cambios de productos y servicios relacionados con el giro ordinario de los negocios de GLAM DISTRIBUTION S.A.S.
7. Facilitar la correcta ejecución de las compras de los productos y servicios ofrecidos por GLAM DISTRIBUTION S.A.S.
8. Identificar y acreditar al titular como usuario a través de una cuenta personalizada en el sitio web de GLAM DISTRIBUTION S.A.S: www.luryx.com.co
9. En el uso del sistema de video-vigilancia en puntos de venta y oficinas de propiedad de GLAM DISTRIBUTION S.A.S., los datos son usados con fines de brindar seguridad a los clientes, visitantes, trabajadores, o cualquier tercero que ingrese a los puntos de venta u oficinas, adicionalmente como medida de protección de los activos de la organización (mercancías, bienes muebles e inmuebles). Las imágenes, grabaciones o cualquier tipo de información obtenida a través de este medio podrá ser utilizadas para verificación, investigación, o prueba de las autoridades competentes que los hayan requerido.
VI. DERECHOS DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos a que no tienen lugar.
a. Obtener copia de la autorización otorgada por los titulares de los datos.
b. Conocer el uso que GLAM DISTRIBUTION S.A.S., ha dado sus datos personales del titular.
c. Consultar sus datos personales y hacer reclamos para salvaguardar su derecho a la protección de sus datos personales, siguiendo las pautas establecidas en la Ley y en los términos de la presente política (especialmente el siguiente capítulo).
d. Solicitar la supresión de los datos personales cuando en el marco de un proceso judicial o administrativo se haya declarado que el tratamiento de la información se realizó sin respeto a la Constitución o a la Ley.
e. Acceder en forma gratuita a sus datos personales. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio que le permita conocerla, incluyendo los medios electrónicos.
En lo particular al último literal, debe atenderse a lo establecido en el artículo 2.2.2.25.4.2 del decreto 1074 de 2015, el cual determina:
“El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el responsable sólo podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.”
Como derecho fundamental para el ejercicio de los derechos anteriormente enunciados, al titular de datos personales le asiste el derecho a consultar y conocer la política de tratamiento de datos personales de GLAM.
VII. LIMITACIONES DEL TITULAR En ningún caso el titular de los datos podrá revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos, cuando exista un deber legal o contractual que le imponga la permanencia de los mismos en la compañía, pues tiene la obligación de conservar sus datos en la base de datos, como es el caso de los trabajadores, proveedores y usuarios del servicio de GLAM.
Frente a los titulares inactivos tales como proveedores y trabajadores, debe advertirse que las normas del sistema general de seguridad social y el estatuto tributario exigen la conservación de la información histórica y contable por plazos estrictamente legales por lo que la misma no podrá ser suprimida en todas las ocasiones.
Asimismo, el titular de datos personales no puede ejercer derechos de otro titular cuando no ha sido autorizado por éste o por la ley.
VIII. CONSULTAS Y RECLAMOS El titular o sus causahabientes podrán consultar su información personal que repose en cualquier base de datos de la compañía GLAM DISTRIBUTION S.A.S., presentando por escrito su consulta en el correo: servicioalcliente@co.luryx.com.
Las consultas recibidas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta para que subsane las fallas.
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de GLAM DISTRIBUTION S.A.S., debe ser objeto de corrección, actualización o supresión podrá presentar un reclamo por escrito mediante comunicación dirigida al correo servicioalcliente@co.luryx.com en el cual se mencionan los hechos materia de reclamo y los documentos anexos que se consideren necesarios.
IX.PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES y PROCEDIMIENTO Las peticiones, reclamos, y solicitudes referentes al tratamiento de los datos personales recibidas serán atendidos por el área de gestión humana, en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Sin importar el conducto que el titular elija para presentar su solicitud, esta debe estar dirigida a GLAM DISTRIBUTION S.A.S., y contar como mínimo con los siguientes ítems:
- Contener la identificación del Titular (nombre y documento de identificación).
- Contener la descripción de los hechos generadores de la consulta o reclamo.
- El objeto de la petición - Especificar la dirección de notificación del Titular, tanto física como electrónica (e-mail). Se sugiere indicar el e-mail si se cuenta con él. - Anexar los documentos que se quieren hacer valer. (Especialmente para reclamos)
IX. CAPTURA DE DATOS POR SISTEMAS DE VIDEO-VIGILANCIA La compañía GLAM DISTRIBUTION S.A.S cuenta con un sistema de seguridad que captura imágenes de las personas que visitan sus instalaciones. Su grabación es necesaria para asegurar la integridad física de sus visitantes, trabajadores y usuarios que visitan las tiendas de donde se comercializa. Las instalaciones de GLAM DISTRIBUTION S.A.S., cuentan con un aviso de video vigilancia que informa de la captación continua de imágenes. El titular al ingresar, observar el aviso y permanecer en el lugar, está manifestando una conducta inequívoca que automáticamente autoriza su tratamiento. Las imágenes capturadas por el sistema de grabación pueden ser utilizadas como prueba en cualquier tipo de proceso ante autoridades administrativas o judiciales con sujeción y cumplimiento de las normas aplicables. También se podrá utilizar como prueba dentro de procesos disciplinarios internos. El tiempo de permanencia de las grabaciones oscilará entre quince (15) y treinta (30) días hábiles.
X. VIGENCIA Esta política ha sido aprobada por la Gerencia de GLAM DISTRIBUTION S.A.S, y empezará a regir a partir de 1 de marzo de 2023, y su publicación en la página web de la compañía: https://luryx.com.co/ Cualquier cambio, o modificación sustancial será comunicada al titular mediante los medios de comunicación idóneos, tales como: correo electrónico, avisos en la página web, en las sedes físicas de GLAM DISTRIBUTION S.A.S., entre otros. Esta comunicación será enviada con diez (10) días de anticipación a efectuar la modificación. La información personal que se almacena en las bases de datos, en las que GLAM DISTRIBUTION S.A.S., actúa como responsable del tratamiento, se encontrará vigente por el tiempo de que se requiera para el cumplimiento de las finalidades con las que son tratados.